Denk aan de mensen

En niet alleen de mensen die geld doneren: je CRM-software moet al je kiezers kunnen beheren, inclusief donateurs, vrijwilligers, begunstigden, mensen die evenementen bijwonen, bestuursleden, bedrijfssponsors, supporters van beroemdheden, sociale influencers en zelfs je personeel. Dit is de centrale kern van de mensen die je missie uitvoeren.

Met een passende CRM kun je deze groepen mensen ook kruisverwijzen om te zien waar er overlap is: heeft iemand gedoneerd na het bijwonen van een evenement? Is een afnemer van je diensten vrijwilliger? Bepaal hoeveel biografische informatie nodig is om je organisatie te laten beheren en stem af op de mogelijkheden van de software die je evalueert.

In deze fase van het spel is het ook goed om na te denken over de mensen die de software daadwerkelijk gebruiken: wordt het gebruikt door één afdeling of gedeeld door een meerdere afdelingen? Misschien met verschillende doelen in gedachten? Hoeveel goede doelen beheer je momenteel en hoeveel gebruikers zullen die goede doelen beheren?

Bekijk het proces

Hoe ontvangt je non-profitorganisatie normaal gesproken donaties? Wordt het allemaal online afgehandeld? Ontvang je geschenken in natura, bijpassende geschenken of geplande geschenken? Heb je een belofte-drive? Offline donaties kunnen nog steeds worden gecatalogiseerd in je CRM-software en beheerd in het profiel van de donateur. Je zult een optie willen vinden waarmee je deze informatie gemakkelijk en zonder mogelijke gebruikersfouten kunt invoeren als je merkt dat je een aantal donaties in deze categorieën verwerkt.

Je wilt ook een stap terug doen en het proces in het algemeen bekijken voor elke software die je test. Meld je aan voor enkele demo’s en schakel indien mogelijk de persoon in die rechtstreeks verantwoordelijk is voor het dagelijks gebruik van de software, mocht jij dit niet zijn. Is het een proces dat intuïtief is, feedback geeft voor zowel succesvolle invoer als fouten, en gemakkelijk te leren is? Is het een software oplossing die een gemakkelijke introductie mogelijk maakt? Heeft het veel interne of IT-middelen nodig om aan je behoefte te voldoen of is het vrijwel bereidt? Dit is ook een goed moment om online beoordelingen van de software te bekijken of met anderen te praten die het gebruiken om te zien hoe het proces voor hen is.

Houdt het doel voor ogen

Vraag jezelf wat het specifieke doel of de specifieke doeleinden zijn om in CRM-software te investeren, afgezien van de datacultuur. Misschien is het om alle donaties te beheren en te stroomlijnen of om social media te beheren? Weet precies waar je deze investering wel en niet in zult steken, zodat je zeker weet dat aan die specifieke behoeften wordt voldaan zonder onnodige upsells.

Als je functies nodig hebt die los van de software bestaan, moet je er ook voor zorgen dat deze vloeiend kunnen worden geïntegreerd in je CRM. En als je migreert van een ander CRM-platform moet de nieuwe provider ondersteuning bieden voor gegevensoverdracht.

Denk aan het product

Denk aan het product; dit betekent de software, maar houd ook rekening met de echte eindproducten van wat de CRM-software te bieden heeft. Dit komt neer op het rapporteren van de activiteiten die het belangrijkst zijn om de doelen van je organisatie te bereiken, en de belangrijkste prestatie-indicatoren die met die activiteiten correleren.

Als je CRM gebruikt om e-mails te verzenden, kan dit dan de gemiddelde en campagnespecifieke open rate, klikfrequentie en bouncepercentages vertellen? Kan de donatietracker laten weten op welke tijd en welke dagen de drukste van de de week zijn? Kun je uw kiesdistrict opsplitsen naar demografie? Worden deze aangeboden als functies en biedt de toekomstige CRM alles wat je nodig hebt?